Obowiązki płatników składek w zakresie prowadzenia wykazu stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz ewidencji pracowników zatrudnionych na tych stanowiskach

1. Prowadzenie wykazu stanowisk pracy oraz ewidencji pracowników

Płatnik składek jest obowiązany prowadzić od 1 stycznia 2010 r.:

1)  wykaz stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze;

2)   ewidencję pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na FEP, zawierającą dane dotyczące pracownika, za którego jest przewidziany obowiązek opłacania składek na FEP:

• nazwisko i imię,
• datę urodzenia
• numery PESEL i NIP,
• serię i numer dowodu osobistego lub paszportu.

Płatnik składek obowiązany jest powiadomić pracowników o dokonaniu wpisu do ewidencji pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

W przypadku nieumieszczenia w ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na FEP, pracownikowi przysługuje skarga do Państwowej Inspekcji Pracy.

2. Przekazywanie informacji o stanowiskach pracy i zatrudnionych na nich pracownikach do ZUS

Poczynając od danych za okres od 1 stycznia 2010 r., płatnik składek jest zobowiązany przekazywać do ZUS informację o pracowniku, za którego był obowiązany opłacać składkę na FEP, zawierającą następujące dane:

1) nazwisko i imię,

2) datę urodzenia,

3) numery PESEL i NIP, a w razie gdy pracownikowi nie nadano tych numerów lub jednego z nich - serię i numer dowodu osobistego lub paszportu,

4) okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,

5) kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o którym mowa w przepisach art. 33 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

- zwaną dalej "zgłoszeniem danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze".

Informacje dotyczące liczby stanowisk pracy w szczególnych warunkach  i o szczególnym charakterze płatnik składek przekazuje do Zakładu w deklaracji rozliczeniowej, o której mowa w art. 46 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w terminie przekazywania tej deklaracji.

3. Terminy przekazywania informacji do ZUS

Informacje dotyczące pracowników umieszczonych w ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na FEP, płatnik składek przekazuje do ZUS w zgłoszeniu danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za dany rok kalendarzowy w terminie do dnia 31 marca następnego roku kalendarzowego.

W przypadku wystąpienia pracownika z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej, zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w danym roku kalendarzowym, płatnik składek przekazuje do Zakładu w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku.

Jeżeli z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej pracownik wystąpi przed przekazaniem zgłoszenia danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za poprzedni rok kalendarzowy, w terminie do 31 marca danego roku,  płatnik składek przekazuje do Zakładu także zgłoszenie za poprzedni rok kalendarzowy.

W przypadku upadłości lub likwidacji płatnika składek zgłoszenia danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w danym roku kalendarzowym płatnik składek przekazuje do Zakładu nie później niż w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania płatnika składek.

W przypadku upadłości lub likwidacji płatnika składek przed przekazaniem zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za poprzedni rok kalendarzowy, w terminie, o którym mowa w ust. 3 art. 38 ustawy o emeryturach pomostowych, płatnik składek przekazuje do Zakładu także zgłoszenia za poprzedni rok kalendarzowy.

4. Korygowanie zgłoszonych danych

Płatnik składek jest obowiązany przekazać do Zakładu korygujące zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, w formie nowego zgłoszenia zawierającego wszystkie prawidłowe dane, zwane dalej "korygującym zgłoszeniem", jeżeli zachodzi konieczność korekty danych podanych w zgłoszeniu w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przez:

1)  płatnika składek we własnym zakresie;

2)  Zakład;

3)  właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy.

Płatnik składek jest obowiązany przekazać korygujące zgłoszenie w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez Zakład lub właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy.

Jeżeli konieczność korekty podanych w zgłoszeniu danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez Zakład w drodze:

1) decyzji - korygujące zgłoszenie powinno być złożone nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji;

2) kontroli - korygujące zgłoszenie powinno być złożone nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

Zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze i korygujące zgłoszenie przekazuje się w takiej samej formie, jaka obowiązuje płatnika składek w odniesieniu do dokumentów ubezpieczeniowych określonych w art. 34-36, art. 41, art. 43, art. 44 i art. 46-48b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Pierwsze zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze płatnik składek przekazuje za 2010 r.

Przekazując to zgłoszenie,  płatnik składek składa informacje wymienione w art. 38 ust. 1, dotyczące pracowników, którzy w 2009 r. wykonywali prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, także wówczas, gdy w 2010 r. nie wykonywali już tej pracy.

Kopie zgłoszenia danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz korygującego zgłoszenia płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.